Как организовать и провести онлайн-собеседование

В связи со сложившейся эпидемиологической ситуацией многие компании перешли на удаленную работу. В том числе и HR'ы теперь вынуждены проводить собеседования в онлайн-формате. Я уже много лет практикую онлайн-собеседование, поэтому и решила поделиться наработками.

Сейчас мой функционал HR’а в торгово-производственном холдинге с развитой региональной сетью и штатом более 3000 человек подразумевает регулярное онлайн-общение. Веб-технологии с визуальным контактом удобны для:

• получения обратной связи от руководителей структурных подразделений;
• формирования внутреннего кадрового резерва;
• ротации кадров;
• первичного отбора внешних кандидатов.

Для всех этих коммуникаций целесообразнее использовать видеосвязь, чем бесконечные и ресурсозатратные командировки.До карантина видеособеседования чаще всего мы проводили:

• с соискателями из других городов;
• когда компания подбирала персонал для своих региональных подразделений;
• как предварительное интервью;
• с кандидатами, которые ещё не уволились с прежнего места работы;
• с соискателями, которые по каким-то причинам (например, болеют) не могут лично явиться в офис или на торговую точку.

Кроме того, в компании формат видеосвязи использовался для совещаний и регулярных собраний, обучения и наставничества.

В отличие от собеседования по телефону, онлайн-собеседование в условиях хорошего качества связи позволяет оценитькандидата почти так же внимательно, как и при очной встрече. Кроме того, сама готовность со стороны работодателя к проведению онлайн-собеседования означает стремление компании:

• существенно сэкономить время и деньги (причем это правило работает для обеих сторон);
• собеседовать кандидатов, которые открыты к подобным испытаниям, а значит, они достаточно современны и коммуникабельны.

Что касается готовности к прохождению онлайн первичного отбора со стороны кандидата, она означает отсутствие психологического сопротивления современной методике и способность легко адаптироваться к новым технологиям.

Многие HR-менеджеры считают, что в ближайшие годы онлайн-собеседования полностью заменят собеседования первичного уровня. Нынешний вынужденный переход большого числа компаний на дистанционную работу только ускорит этот процесс.

Тенденция уже существовала в западных странах, где еще до начала пандемии более 50% работодателей проводяли первое интервью с потенциальным работником, используя скайп или видеобот, обосновывая это экономичностью и комфортом:

• кандидату нет необходимости ехать в другой населенный пункт и нести дополнительные расходы, чтобы пройти собеседование первого этапа отбора;
• соискателю не нужно отпрашиваться у своего работодателя, если он еще работает или рассматривает несколько вакансий;
• онлайн -собеседование сокращает время на согласование и ожидание такого собеседования;
• принято считать, что в спокойной домашней обстановке кандидату психологически комфортнее находиться во время интервью, он меньше волнуется и больше готов обсуждать «острые углы» в резюме с рекрутером.
• Работодатель же сокращает сроки закрытия вакансий, например, нет необходимости неделями ждать «звезд» из других компаний и регионов, пока они найдут возможность вырваться к вам в офис на собеседование, экономит ресурсы на встречу кандидата, время и помещение для проведения интервью.

Но если все так прекрасно, то почему же российские компании не наращивают онлайн-интервью?

Во-первых, это отсутствие 100-процентного интернет-покрытия на территории нашей огромной страны. До сих пор есть регионы, где про мобильный интернет слыхом не слыхивали. Технические неполадки у одной из сторон во время онлайн-сессии могут не только смазать первое впечатление, но и испортить все собеседование.

Во-вторых, сложно собрать абсолютно целостный образ кандидата, общаясь через веб-камеру, так как в процессе такого интервью мы видим человека лишь частично (в основном это лицо с мимикой и иногда жесты рук). У нас нет возможности провести анализ конгруэнтности его речи, то есть согласованности информации, одновременно передаваемой человеком вербальным и невербальным способом (или различными невербальными способами), а также непротиворечивость его речи, представлений, убеждений между собой. Мы не можем оценить его рост, вес, проблемы с опорно-двигательным аппаратом, специфический запах и так далее.

В-третьих, веб-технологии искажают эмоциональный контакт и атмосферу собеседования. Кандидатам сложно настроиться на деловой лад в домашней обстановке, где много отвлекающих факторов.

Отдельно отметим, что для кандидата является минусом то, что он не видит место работы, офис, коллектив, что в свою очередь влияет на принятие решения в пользу того или другого работодателя. И порой не в нашу пользу.

Итак, что нужно сделать, чтобы эффективно провести онлайн-собеседование и свести риски к минимуму?

1. Настроить и протестировать свое оборудование и программы, с помощью которых планируете проводить онлай-интервью.

2. Предупредить соискателя о требованиях к такому собеседованию, отправив инструкцию по подготовке к нему (компьютер, веб-камера, гарнитура или ноутбук/смартфон, Skype, WhatsApp или Viber, зарядное устройство, стиль одежды, изолированное помещение без постороннего шума и других людей в кадре и т.д.).

3. Запросить обратную связь о технической готовности кандидата к дистанционному собеседованию.

4. Подготовить и адаптировать необходимый оценочный или ознакомительный материал: ссылки, анкеты, тесты и варианты заданий для кандидата, которые вы можете либо заранее ему отправить, либо в режиме реального времени.

5. Согласовав время проведения онлай-собеседования, проинформируйте о регламенте, если в отправленной ранее инструкции нет такого пункта (длительность собеседования, кто проводит, структура, какие документы понадобятся и т.д.).

6. Для соискателей в качестве пособия «Что НЕ НАДО делать во время онлайн-собеседования» представлен огромный выбор забавных видеороликов на просторах интернета: это и падающая камера в авто, и внезапно появляющиеся в кадре животные и дети, особенно веселят пробегающие мимо камеры родственники в трусах... В свою очередь, HR'ы, учитывая эти ляпы, могут составить инструкцию с требованиями по подготовке и проведению дистанционных собеседований.

Юлия Рябикина, HR, психолог