Новичок в коллективе: основы адаптации сотрудников

Адаптация, или онбординг, — это процесс приема и интеграции новых сотрудников в компанию. Онбординг начинается еще до выхода новичка на работу и может продолжаться до полугода.

Традиционные способы адаптации новых сотрудников с вождением за руку по офису работают плохо — новичку тяжело разобраться с большим объемом новых документов, он не запоминает имен и должностей всех коллег, с которыми его знакомят в первый день.

Полный процесс онбординга делят на пять условных фаз: пребординг, первый день, первая неделя, первый месяц, третий и шестой месяцы. Одни компании проводят сотрудников последовательно по каждой ступени, другие используют схему как конструктор, выбирая наиболее актуальные стадии.

Пребординг

Это самая объемная и трудоемкая фаза. Она начинается после финального собеседования, но до выхода новичка в офис — обычно компании отправляют будущему сотруднику приветственное электронное письмо. В нем указывают дату и время выхода на работу, адрес офиса, расписание первого рабочего дня.

Шаг 1. В письме должен быть список обязательных документов для отдела кадров, отметки о дресс-коде, если такой есть, и контакты эйчара, который ответит на возможные вопросы. Иногда к welcome-письмам прикрепляют PDF-книги сотрудника и другую информацию о компании, ее продуктах, услугах и корпоративной культуре.

Шаг 2. Следующее письмо эйчар отправляет коллективу или команде, куда выходит новичок. Это небольшая заметка, где указывают, в какой отдел и на какую должность выйдет новый сотрудник, когда он начнет работу и кто будет его супервайзером.

В ней можно коротко рассказать об опыте работы новичка, его образовании и интересах. Если в компании принято устраивать кофе-брейк-знакомства с новенькими, в письме указывают, где и во сколько пройдет мероприятие.

Шаг 3. Когда определились с датой выхода нового сотрудника, нужно подготовить рабочее место, ноутбук с корпоративными программами и доступами. Сделайте новичку пропуск в офис, добавьте коллегу в мессенджеры, если надо — закажите визитки или подготовьте спецодежду.

Первый день

В день выхода новичка будьте готовы отвечать на его вопросы — по возможности не планируйте длительных встреч и отложите несрочные задачи.

Шаг 1. Встречайте нового сотрудника на рабочем месте лично. Если не сможете сами, пусть это сделает офис-менеджер или супервайзер.

Шаг 2. С коллективом коллегу лучше познакомить за общим кофе-брейком. После приветствия покажите офис и помогите заполнить документы для отдела кадров.

Если новенький выходит на работу удаленно или в подразделение в другом городе, познакомиться с коллегами лучше по видеосвязи, а не в переписке. Можно сыграть в квизы вроде «Узнавайзинга» — викторины с вопросами про самих ее участников. Так легче понять, чем интересуется и увлекается новый сотрудник — ведущие помогают участникам комфортнее раскрыться и познакомиться с коллегами. Благодаря формату мероприятия рассказ о себе воспринимается органично и ненавязчиво.

Шаг 3. Если в компании большой штат или вертикальная иерархия — организуйте встречу с руководством. На ней супервайзер и начальник могут обозначить долгосрочные цели, рассказать новичку, чего ожидают от него, и выслушать встречные вопросы.

Шаг 4. В конце рабочего дня пригласите коллегу на ужин. Можно сходить в бар, заказать пиццу или просто выпить чай всем отделом. Совместный ужин помогает завершить первый рабочий день в дружеской расслабленной обстановке.

Первая неделя

Если адаптация проходит успешно, опеку над новеньким можно сократить. Два-три раза в неделю выпейте вместе кофе, спросите, доволен ли работник тем, как идет онбординг.

Шаг 1. Запланируйте новичку ознакомительные встречи с другими отделами коллектива. Чтобы новенького лучше узнавали, попросите его заполнить профили в корпоративных программах и добавить фотографии, где это необходимо.

Шаг 2. Предложите пройти обучение, поделитесь списком полезной литературы, ссылок и других учебных материалов — для нового специалиста такой может составить супервайзер или начальник отдела.

Первый месяц

В конце первого месяца работы сотрудник должен понять, как самостоятельно строить отношения в коллективе. На этом этапе постановкой задач, выставлением KPI и курированием рабочего процесса занимается непосредственный начальник вновь прибывшего.

Эйчар может спросить у новенького, как идет рабочий процесс. Обычно это делают в свободной форме, но некоторые компании используют стандартные опросники — скажем, если набирают десятки линейных специалистов и на личную беседу с каждым просто нет времени.

Третий и шестой месяцы

В большинстве российских компаний онбординг рассчитан на три месяца — его окончание совпадает с окончанием испытательного срока. К этому времени завершается адаптация линейного персонала — сотрудник должен стать полноценной частью коллектива, сформировать профессиональный круг, куда попадут коллеги из других отделов, пройти обучение и включаться во все задачи, где нужна его помощь.

Для руководителей и бухгалтерии онбординг, как и испытательный период, могут быть увеличены до полугода. За это время специалист полностью адаптируется к корпоративной культуре и начинает работать на общих условиях.