Сотрудник уходит: как передать задачи

Передача дел обычно проходит сумбурно: сотрудник мысленно уже попрощался с компанией, при этом у него куча незаконченных задач. Даже если он заранее предупредил руководство и расставание мирное, все заканчивается пятиминутным разговором с преемником в последний рабочий день.

При этом четкая передача дел сэкономит время и позволит избежать многих ошибок. Как правильно это сделать?

Зачем тратить на это время

Если правильно передать дела, новый сотрудник приступит к работе с четким пониманием, чего от него ждут:

• Будет знать, на какой стадии текущие проекты и какие дедлайны по каждому.
• Будет владеть ключевой информацией и контактами участников.
• Поймет, какие задачи проблемные.

Отлаженный процесс передачи дел позволит компании работать в привычном режиме, не прерываясь на обучение и адаптацию новичка.

С чего начать

Руководитель должен обсудить с уходящим сотрудником, как тот передаст задачи приемнику. Например, подготовит инструкцию или променторит новичка в течение недели.

Эксперты советуют, чтобы новый сотрудник провел хотя бы пару часов с тем, чье место займет. Это особенно важно в маленьких компаниях, где обязанностей обычно больше, чем описано в вакансии.

Если команду покидает ключевой сотрудник, в идеале его преемник должен выйти на работу до его увольнения. Уходящий сотрудник будет передавать реальные задачи, следить за их выполнением и направлять.

Процесс отличается в зависимости от должности и уровня задач. Но обязательные составляющие — разговор тет-а-тет и письменный документ.

Как оформить передачу дел

Уходящий сотрудник должен подготовить:

1. Тактический документ

• Рабочий план на день с описанием задач и порядком их выполнения. Это может быть строгий порядок, например, получив инвойс, сразу же передать его в бухгалтерию, или рекомендации из практики.
• Привычные способы решения повторяющихся проблем. Если в компании регулярные проблемы с определенным заказчиком, новичку полезно знать, как их обычно решают.
• Доступ к необходимым файлам, базам данных и аккаунтам, со всеми логинами и паролями.

2. Стратегическую инструкцию

• Перечень проектов с указанием статуса и кратким описанием — цель, задачи, роль сотрудника, дедлайны, срочность каждого проекта и список коллег, которые в нем задействованы.
• Общий список контактов: руководителей, коллег, клиентов, подрядчиков.
• Цепочка согласований: кто кому отчитывается и как проходит процесс согласования.

Полезно добавить:

• К кому обращаться в разных ситуациях. Это может быть рабочий вопрос (клиент просрочил оплату — что делать и кого предупредить) или личный (у кого спросить совета, если возникнет конфликт с коллегой).
• Как выстроены отношения в коллективе. Может, в компании есть традиция еженедельных походов в бар. Или именинник всегда заказывает пиццу. Эта информация тоже не помешает, так новичок быстрее вольется в коллектив.
• Бытовые моменты: какая техника есть в офисе, куда идти за канцелярией.

Подготовив эти документы, поделитесь ими с коллегами. Возможно, они добавят то, о чем вы забыли.

Что еще можно сделать

• Передать документы лично. Так у уходящего сотрудника будет возможность еще раз проговорить ключевые моменты, расставить приоритеты, дополнить описание формальных задач «живым» рассказом о проекте, ответить на вопросы.
• Провести финальную встречу. На ней у нового сотрудника будет возможность задать вопросы, прояснить непонятные моменты и еще раз обсудить задачи. В идеале на такой встрече должен присутствовать директор компании или отдела.
• Рассказать о корпоративной культуре. Полезно передавать не только рабочие дела, но и делиться информацией о корпоративной культуре, чтобы новый сотрудник понимал, где ему предстоит работать и свободнее себя чувствовал в коллективе.
• Обменяться контактами. Расставание с сотрудником не всегда проходит гладко, иногда причина увольнения — конфликт или недопонимание. Однако пробуйте договориться, чтобы первое время новый сотрудник мог связаться с предшественником и проконсультироваться.

Александра Макаревич

Образовательная платформа LABA