Выстраиваем работу в коллективе, чтобы не было авралов и простоев

Каждый собственник бизнеса рано или поздно сталкивается со снижением эффективности работы команды. При этом проблемы часто выбивают из колеи, заставляют сомневаться в своих способностях и в будущем своего дела. Задача хорошего руководителя — разобраться, почему так происходит, ведь от слаженной работы коллектива зависит не только выполнение KPI, но и полноценное развитие бизнеса.

Как показывает практика, опережать сложности куда проще, чем разрешать их. Так каких же правил следует придерживаться для эффективной работы компании?

Как и зачем делегировать полномочия?

Перегруженность топ-менеджмента можно наблюдать во многих компаниях — от крупных до самых небольших. Со стороны должность СЕO кажется лакомым куском, но изнутри она таит в себе много непростых задач. Не секрет, что у руководителей часто встречается проблема перегруженности. Директор должен быть в курсе всех дел компании: встречаться с партнерами, следить за производством, заниматься планом развития и продаж. Случается, что люди не могут рассчитать нагрузку и берут на себя решение дополнительных задач, например, таких, как ведение бухгалтерии или самостоятельный подбор сотрудников без помощи HR.

Когда-то в начале пути я нанял личного помощника и стеснялся поставить перед ней даже самую простую задачу, например, покупку билета на самолет. Я не понимал, зачем просить человека, когда я могу купить билет и сам. Сейчас я придерживаюсь противоположной позиции: если задачу можно кому-то передать, то ее нужно обязательно делегировать. Я не могу представить свой рабочий день без личного помощника. Время свободное от рутинных дел я трачу более продуктивно — на глобальные проекты и поиск новых бизнес решений.

Кажется, что самому сделать все легче и быстрее, однако есть одно «но». Перегруженность может привести к быстрому выгоранию или же просто притуплению внимания. Это становится причиной снижения эффективности, а в конце концов скажется и на уменьшении прибыли компании. Отсюда можно сделать вывод о важности навыка делегирования.

Нежелание делегировать часто связано с простым выводом: никто не сделает эту работу лучше, чем я сам. Но если подойти к вопросу с холодной головой, то можно выяснить, что делегировать можно многое: телефонные переговоры, переписки, подготовку презентаций, узкоспециализированные задачи, например, пиар-кампании или дизайн сайта.

Команда не будет расти, если вы боитесь делегировать. В один день можно столкнуться с тем, что вас окружают люди, на которых нельзя положиться. Не вините сотрудников за их некомпетентность, вините себя за то, что не смогли вовремя погрузить их в процесс.

Чтобы страха делегировать не возникало, мы внимательно подходим к вопросу подбора сотрудников. Выбираем тех, кто стремится к росту, оцениваем уровень трудолюбия и ответственности соискателя. Многолетний опыт дал нам четкое понимание, какой тип сотрудников нужен на тех или иных должностях.

Для эффективной работы команды мы выстроили систему коммуникации от управляющего к менеджерам, а от менеджеров — к рядовым сотрудникам. Это помогает решить возникающие проблемы на месте, минуя целый ряд инстанций. У такого подхода есть еще одно неоднозначное преимущество — это обмен мнениями. Мы уважаем позицию каждого сотрудника, нередко люди «на местах» могут предложить свежие идеи, взглянув на ситуацию под другим углом.

PRO планерки. Где грань между сжиганием времени и эффективностью?

Чтобы планерка была эффективной совсем необязательно превращать ее в мозговой штурм. Достаточно выделить проблематику конкретной задачи и сократить тайминг до 15 минут. На встрече должны присутствовать только те участники проекта, которых непосредственно коснется обсуждение. Каждый из участников должен четко понимать свой спектр ответственности на планерке.

Руководить — значит не просто регулярно ставить задачи, но и общаться с каждым, кто обеспечивает их выполнение. Совсем не обязательно проводить ежедневные планерки и совещания для того, чтобы «мониторить» статус выполнения задач. Как показывает практика, порой это отнимает рабочее время и мешает сфокусироваться на тех или иных целях. Иногда короткая встреча тет-а-тет с сотрудником может дать куда больше, чем его формальное присутствие на организационных мероприятиях.

В работе с людьми важно помнить про то, что мотивация играет не последнюю роль. Помимо финансовых стимулов существует и эмоциональная форма поддержки сотрудников. Благодаря личному общению можно понять, что твой труд не обесценен, а руководство заинтересовано не только в специалисте своего дела, но и в человеке, который стоит за профессиональными достижениями.

Часто руководители склонны превращать рабочие встречи в треннинги, напрочь забывая о цели собрания. У нас в компании мы уважаем личное время наших сотрудников, поэтому постоянно находимся в поиске удобных альтернатив. Система общения напрямую через мессенджеры и онлайн-трекеры уже успела себя зарекомендовать. Без отрыва от рабочих дел можно связаться с руководителем и обсудить те или иные рабочие моменты.

Тайм-менеджмент, или Как управлять своим временем

Многие воспринимают тайм-менеджмент как строгие рамки на работе, а также посещение офиса от звонка до звонка. Такой стиль управления командой существует, однако данная практика не только себя не оправдывает, но и вредит продуктивной работе компании.

Конечно, замедлить или ускорить время человеку не под силу. Но любой успешный управленец должен уметь контролировать свои дела, правильно расставлять приоритеты. Именно этому учит тайм-менеджмент.

Неважно, в какое время вы прикладываете карту на проходной и во сколько уходите с работы. Куда важнее количество выполненных задач за рабочий день. Нужно понимать, что существуют некие «убийцы» времени. Например, привычки хвататься за все сразу и не ставить себе дедлайнов. С помощью планирования легче достичь необходимых замыслов в более кроткие сроки.

В один момент времени важно делать одну задачу. Если сотрудники не умеют расставлять приоритеты, эта задача должна лечь на плечи руководителя. В нашей компании мы занимаемся разработкой командных планов на ближайший год, квартал и месяц. Это помогает сотрудникам правильно расставить приоритет, заниматься текучкой, но при этом не забывать о главном.

Арутюнов Александр

HR-tv