Как HR-у оптимизировать расходы в кризис: чек-лист

Важно помнить, что любой кризис и пандемия закончатся, и как вы реализуете процесс оптимизаций — останется в истории и будет реальным показателем HR-бренда и человечности работодателя, часто в роли HR в такой сложный период.

Рекомендации для HR и руководителей

Идеально организовать оперативную проектную группу, куда будут входить руководители и ключевые сотрудники. С целью пересмотра действующей стратегии и бюджетов сформировать временный план мероприятий А и Б по всем направлениям деятельности компании. С ежедневным контролем его реализации (ответственные, сроки), удаленно.

Компаниям важно сейчас стать более открытыми для персонала, донести информацию до всей команды, говорить, что происходит, вовлекать в процессы обсуждения, собирать предложения персонала, организовать группу психологической и материальной поддержки.

Идеально, если Первое лицо выступит с обращением для всего персонала и сообщить, какие сейчас будут реализованы меры с целью сохранения бизнеса и рабочих мест.

Временно пересмотрите длительность работы и графики розничных подразделений, производств (если ваша отрасль имеет право работать в карантин), это существенная экономия не только по ФОТ.

HR-отделу рекомендую трансформироваться, стать ближе к персоналу, больше внимания и коммуникаций со всеми работниками.

Что поможет дольше сохранить на плаву компанию

Временно уменьшить доходы высокооплачиваемого менеджмента, сократить рабочий день в отделах, производствах (перевод персонала на частичную занятость).

В кризис сохранение доходов топ-менеджеров и руководителей — это большая стратегическая и финансовая ошибка.

Это позволит сохранить рядовой персонал с невысоким доходом и саму компанию на плаву, у топ-менеджеров есть накопления и они смогут продержаться в этот период, в отличие от работников с невысоким доходом. Ответьте себе на вопрос — на сколько востребована именно сейчас компетенция руководителей, они смогут заменить персонал в полях?

Сформируйте оперативно список «ключевых людей», без которых компания просто встанет, возьмите контроль над этой категорией персонала, возможно, именно им в последнюю очередь стоит уменьшать доход и оптимизировать.

Проанализируйте информацию по отпускам, может — отправите людей в отпуск, поддерживая коммуникации.

Важно начать оценку и сокращение всех затрат и расходов компании. Оцените постоянные расходы компании: аренда, канцелярия, вода, чай, кофе, оплата мобильной связи, платформы, реклама и т. д., уменьшите, где возможно рабочее время дня всего персонала. Это позволит сохранить персонал, пусть и уровень з/п будет меньше. Важно сохранить рабочие места.

Пересмотрите действующую и утвердите новую систему мотивации. Если это долго, введите прямо сейчас стоп-фактор на реализацию ее в рамках действующего внутреннего регламента: компенсации и льготы, особенно, которые находится за пределами трудового законодательства, — убираем по максимуму все лишнее. Всегда потом можно доплатить.

Действуем комплексно по всем уровням должностей работников. Неважно, что мы можем обидеть топ-руководителя, у него доход позволяет самому себе оплатить то, что ранее он получал в рамках мотивации за свой грейд должности. Для компании более 500 человек это может быть существенное сокращение расходов. Я наблюдала, что некоторые работники могут преследовать только личные интересы. Сейчас надо принимать решения только с акцентом не на персоналии, а на компанию в целом.

Можно отменить приказом все надбавки, доплаты к окладам работников за разъездной характер, выслугу лет и т. д.

Введите стоп-фактор на любой прием персонала в штат.

Проанализируйте возможности внутри своего отдела и всей компании через HR-инструменты. Это оценка профессиональных компетенций, внутреннее обучение, наставничество. Информируя о вакансиях, задачах (в человеко-часах) всю команду через внутренний сайт, платформу. Возможно эту работу может выполнить сотрудник из другого отдела.

Если не нашли кадровые ресурсы внутри компании — смело запускайте «Проект по процессу внутренних стажировок». Лично я так поддерживала работу банка целый год, помогая подразделениям сохранять качество работ и уровень сервиса по работе с клиентами.

Брала на работу-стажировку в структурные подразделения взрослых стажеров с рынка труда без опыта работы, размещая вакансии на работных сайтах. Ко мне шли после курсов по смене профессии, сейчас можно обратиться в онлайн-школы. Очень актуально для людей, кто сменил профессию, кому нужен навык работы и запись в резюме по новой профессии.

Это был выстроенный бизнес-процесс, была ответственность, зафиксированная в плане стажировки. Работали стажеры как сотрудники, не думайте, что они архивом занимались. За год у меня прошли стажировку 40 человек, стажировки длились от 14 до 60 дней.

Тем кандидатам, с кем вы уже подписали офферы, но остановили прием — обязательно напишите письмо-обращение, сохраняйте коммуникации. Люди не виноваты и им важно понимать реальную ситуацию о возможном сотрудничестве. Время дорого, как никогда, так они смогут дальше искать работу. Возможно, привлечете их на временную работу в компанию.

Организуйте на базе HR-отдела карьерный центр, запускайте внутренний процесс аутплейсмента — консультации по карьере, поддержка персонала, обмен персонала между подразделениями, компаниями партнеров.

Проводите вебинары и консультации по профориентации, подготовке резюме, учите людей навыкам поиска работы и по смене профессии. Это позволит вам снизить негатив и стресс у персонала. Людям нужна ваша помощь и поддержка в это период.

Разработайте чек-листы и выдайте методичку каждому, расскажите о работе с центром занятости. Многие не знают, как изменилась работа и качество службы. Многие не знают, что сейчас можно получать пособие. Помогайте оформлять справки персоналу и бывшим сотрудникам.

Пригласите карьерного консультанта вам в помощь или купите онлайн-курс по поиску работы и дайте доступ к его просмотру тем, кто очень нуждается в этом.

Эти активности я запускала сама перед плановым сокращением или при реорганизациях, и это позволяло мне легче расставаться с людьми. Я готовила их к рынку труда, пристраивала их по знакомым. И, конечно, я снижала своими активностями юридические, финансовые и репетиционные риски работодателя.

Скажу, что это было очень сложный период, иногда год восстанавливала свои личные ресурсы. Это была моя инициатива и дополнительная нагрузка.

Если работодатель и HR будет более эмпатийным, внимателен к своим работникам, можно будет сохранить компании и людей, персонал останется лояльным к работодателю и всегда вернется к сотрудничеству, когда завершится тяжелый период.

Маргарита Крутова

Школа карьерного менеджмента