«Пожиратели времени»: почему возникают, и как их ликвидировать

Ольга Демьянова, профессор, Казанский федеральный университет, Казань

7 причин, почему возникают хронофаги, и 4 действия, которые помогут их победить: полезные методики тайм-менеджмента.

Актуальным становится выполнить поставленные задачи или поручения быстро и качественно. Только качество при хорошем рабочем темпе возможно добиться в условиях отсутствия факторов, отвлекающих ваше внимание. После отвлечения от выполнения работы понадобится больше времени для погружения в задачу вновь и установления прежнего рабочего темпа.

Отвлекающие факторы принято в тайм-менеджменте называть пожирателями времени или хронофагами.

Это могут быть люди совершенно в разных статусах: близкие вам и не очень, ваш коллега, руководитель, поставщик, партнер, соседка, подруга, вы сами можете быть.

Это может быть деятельность, которая захватывает ваше внимание, отвлекает, результат такой деятельности один – его нет.

Что нужно запомнить: пожиратели времени – съедают ресурсы и не создают результата. Возникает потеря времени, финансов, энергии, репутации и других ресурсов.

Основа возникновения хронофага – отсутствие способности приоритизировать, определять что для тебя важно и приоритетно. Такая ситуация приводит к отсутствию целей, интересов. Инициаторами возникновения хронофагов являемся мы сами. К примеру, болтовня с коллегой о погоде – хронофаг, а запланированный пятиминутный перерыв в виде диалога с коллегой о погоде, это уже не хронофаг, а запланированный разговор, имеющий цель – отдых.

Почему возникают пожиратели времени: 7 причин

1. Нечеткая постановка целей. Важно применять SMART-критерии, можно не по всем критериям расшить цели, но чем понятнее прописана цель, мероприятия и конкретные шаги, тем быстрее будете к ней двигаться, меньше отвлекаться и видеть конечный результат.

2. Отсутствие планирования. Нет планирования, нет результата. Через умение планировать мы учимся фиксировать свои приоритеты, выделять время на конкретные мероприятия и ощущать полученный результат. В ежедневной текучке через планирование мы сосредотачиваемся на том, что для нас важно и приоритетно.

3. Неорганизованность. Беспорядок вокруг – беспорядок в голове. Неорганизованные люди тратят массу времени на поиск нужных файлов, документов, информации, людей и чего угодно. Это отвлекает, уходит масса времени впустую. Организуйте свое рабочее и личное пространство удобно, комфортно, мотивационно.

Для организации своего рабочего места нужно учесть:

режим работы; необходимость бумажных архивов, распечаток и хранения документов; формат работы (звонки, включенная видеокамера, микрофон, работа в информационных системах). 

4. Спешка или «тушение пожара». Когда вы спешите, то чаще допускаете ошибки, а потом приходиться все переделывать. Чтобы не спешить, учитесь соблюдать дедлайны и не отвлекайтесь на внешние раздражители.

5. Чтение ненужной информации. Во время работы не заходите в соцсети и на новостные сайты. Эта информация вряд ли вам сейчас пригодится. А вот зайти во время перерыва на сайт с советами по профессиональному развитию — это отличный вариант.

Если вам хочется заглянуть в соцсети, поставьте таймер, фиксируйте времяпровождение, не заходите в информационный поток без осознанного запроса.

6. Неспособность сказать «нет». Учитесь видеть свою загрузку и реально оценивать свою производительность. Помните, «нет» – это обоснованный отказ от принятия тех или иных обязательств. Ответив «да», но не выполнив обещание, куда хуже, чем обоснованно и открыто сказать «нет».

Преувеличение принятых обязательств над своими способностями приведет только к эмоциональному выгоранию.

7. Пустые разговоры и ненужные встречи. Возьмите себе за правило – никакой пустой болтовни и сплетен. Это не только бесполезная, но и вредная трата времени и энергии. Научитесь справляться с навязчивыми болтунами, с людьми-сериалами.

Нужно знать в лицо «сериальщиков». Вот их признаки:

высокий эмоциональный фон; преувеличение любых событий; наличие своей, «уникальной» драмы; растянутый во времени монолог; плачь в жилетку.

Такие люди не плохие, даже очень хорошие есть среди них, но общение с ними, как правило, затягивается во времени.

Как работать с пожирателями времени: 4 действия Важен личный запрос на диагностику пожирателей времени. Можно провести хронометраж своего рабочего времени и увидеть, что вас отвлекает на протяжении рабочего дня.  Важно увидеть пожирателей времени в работе. К примеру, вы приходите на работу, и каждый раз встречаете коллегу, которая на протяжении часа вам расхваливает свои вечерние будни, вы уже можете пересказывать ее монолог, но почему-то слушаете его в очередной раз. Теперь вы знаете, что перед вами пожиратель вашего времени, который крадет у вас ваше личное время. Обозначить границы действия вашего пожирателя. К примеру, вы всегда можете сказать, что у вас есть свободных 10-15 минут, и вы с удовольствием выслушаете ее рассказ в этот интервал времени, или можете сказать, что торопитесь к руководителю, у вас срочный звонок. Осознанная ликвидация пожирателя, которая заключается в двух шагах: увидеть – ограничить.

Техник много, каждая зависит от ваших реальных ресурсов и вашей позиции в конкретной ситуации. Конечно, если ваш руководитель – пожиратель времени, то здесь нужна особая стратегия. Стратегии могут быть жесткими, блокирующие коммуникацию, более демократические, в основе которых сохраняется комфортность общения, но строго обозначаются границы времени.

Как правило, если вы пожирателя времени определили, вы сможете нормализовать с ним общение. Когда запрос сформулирован, то деятельность приобретает целеустремленность и осознанность, что само собой сокращает пожирателей времени, ставит им ограничение, фильтр.

Методика «Сделать немедля»

Смысл это методики тайм-менеджмента в том, что дело нужно выполнить сразу. Вы можете сами его выполнить или делегировать ответственному лицу. При этом необязательно сразу действовать и принимать решение, можно начать со сбора данных, аналитики и фактов. Главное движение, а не простое размышление: надо, не надо, что делать, кто виноват.

Это методика имеет две маленькие хитрости: когда вы приметесь за дело сразу, вы сделаете его быстрее и инициативнее, будете мотивированы сделать быстро. Откладывание дел требует определенных затрат, потому что вы тратите дополнительное время на мысли о том, что вам нужно сделать, вместо того, чтобы делать это. Не тратьте больше ни минуты на размышления о том, какое задание выполнить — просто выберите одно и сделайте крайне необходимый объем работ.