Як проводити співбесіди під час прийому на роботу, якщо ви ніколи цього раніше не робили

Автор: Ірина Козьма

Резюме. Якщо ви ніколи раніше не брали інтерв’ю з кимось, а тепер вам доручено це зробити, не хвилюйтеся. Як і будь-яку іншу навичку, ви можете оволодіти «співбесідою» на практиці. Ось кілька порад, які можуть пришвидшити ваше навчання: (1) Перед проведенням співбесіди визначте, якими навичками повинен володіти кандидат, а які навички можна навчити на роботі; (2) Переконайтеся, що ваші запитання спонукають кандидатів поділитися конкретними прикладами; (3) Потренуйтеся з однолітками заздалегідь і попросіть їх дати вам складні відповіді, щоб ви могли орієнтуватися в неочікуваних ситуаціях; (4) Налаштуйте позитивний тон на початку співбесіди, розпитавши кандидата про його день; (5) Робіть нотатки — не покладайтеся на свою пам’ять, особливо якщо ви опитуєте кількох людей; (6) Оцініть кандидата — і свій власний досвід проведення співбесіди.
Я ніколи не забуду, коли вперше брав співбесіду з кимось на роботу. Я щойно почав працювати на новій посаді й тремтячими руками набрав номер кандидата. Я спотикався між перевірочними запитаннями більш хитким голосом, ніж у них. Те, що колега стежить за мною, лише посилило тиск, але її відгук став основою для мого зростання. З часом я провів ще тисячі співбесід, найняв сотні людей і почав отримувати задоволення від процесу.

Якщо ви ніколи раніше не брали інтерв’ю з кимось, а тепер вам доручено це зробити, не хвилюйтеся. Як і будь-яку іншу навичку, ви можете оволодіти нею, практикуючись. Виходячи з мого досвіду, ось шість порад, які можуть прискорити ваше навчання.

1) Розумійте контекст.
Є два контексти, які ви повинні розглянути перед співбесідою: контекст роботи (що саме ви шукаєте на цій посаді?) і контекст кандидата (враховуючи їхню освіту та досвід, про що ви хочете дізнатися більше?). Розглянемо кожну докладніше.

Контекст роботи.

Ознайомтеся з описом посади, основними обов’язками та навичками, необхідними для цієї ролі. Що потрібно кандидату, щоб стати успішним? Чи потрібні одні навички, а інші «приємно мати»? Де можна йти на компроміс, а де ні? Яким завданням або обов’язкам ви можете навчити цю людину на роботі, і який досвід вона повинна мати в перший день?

Наприклад, залежно від ролі вам може знадобитися хтось, хто буде експертом у певній мові кодування. Однак інші навички, як-от знання програм, таких як Excel або Google Analytics, можуть бути менш важливими для їхньої безпосередньої роботи, і їх можна навчити на роботі.

Контекст кандидата.
Перегляньте резюме кандидата та виділіть будь-які сфери, які ви хочете вивчити далі під час співбесіди. Чи є попередній досвід, навички чи ключові проекти, на які ви хочете приділити більше часу? Чи є навик, про який ви хочете почути більше?

Скажімо, наприклад, ви шукаєте людину, яка має досвід керування декількома проектами одночасно та хто вміє визначати пріоритетність різних завдань. У своєму резюме кандидат пише «жонглування кількома завданнями та проектами в глобальній команді». Це досить нечітко, тому зробіть примітку, щоб глибше розібратися в цьому під час співбесіди. На додаток до інших запитань, які ви підготували, ви можете сказати: «Розкажіть мені більше про свій досвід роботи над кількома проектами одночасно. Як вам це вдалося?» Ви захочете отримати уявлення про проекти, які вони взяли, завдання, які вони виконували, і навички, які вони набули під час цієї роботи, щоб оцінити, чи підійдуть вони.

2) Підготуйте питання для співбесіди.
Ваш партнер із залучення талантів (або HR), ймовірно, надасть вам список питань для співбесіди. У деяких випадках ви також можете працювати разом, щоб написати їх. У будь-якому випадку переконайтеся, що у вас є поєднання поведінкових і технічних питань, адаптованих до ролі. Більшість посад вимагає як твердих, так і м’яких навичок.

Щоб отримати найповнішу інформацію, переконайтеся, що ваші запитання містять конкретні приклади. Наприклад, ви хочете дізнатися про навички кандидата з управління конфліктами. Ви можете запитати: «Розкажіть мені про випадок, коли у вас була важка розмова з колегою. Що ти зробив?» Або, можливо, ви хочете знати, наскільки вони адаптовані до змін. Ви можете запитати: «Наведіть приклад часу, коли вам довелося скорегувати свої очікування щодо проекту. Що трапилося, і як вам це вдалося?» Мета полягає в тому, щоб змусити їх розповісти про те, як вони справлялися з ситуаціями в минулому, зокрема про ситуації, які, на вашу думку, можуть виникнути в цій ролі.

Коли справа доходить до більш технічних аспектів роботи, ставте запитання про конкретні інструменти чи навички, необхідні для виконання роботи. Наприклад, якщо ви наймаєте інженера-програміста, ви можете попросити його перерахувати обмеження їх улюбленої мови програмування. Якщо ви наймаєте контент-стратега, ви можете попросити його описати, які інструменти вони використовують для вимірювання ефективності своєї роботи. Також може бути корисним запит зразків робіт або вимагання від людей пройти коротку поведінкову чи технічну оцінку.

3) Проведіть імітаційне співбесіду.
Зазвичай імітаційні співбесіди радять кандидатам на роботу, але ви, як перший співбесідник, також можете отримати користь від практики. Я рекомендую рольову гру з довіреним колегою або рекрутером у вашій команді пошуку талантів.

Попросіть іншу людину дати вам несподівані або складні відповіді. Це допоможе вам потренуватися думати по-різному, досліджувати глибше, коли це необхідно, і повертати розмову в потрібне русло. Наприклад, що ви будете робити, якщо кандидат буде занадто багатослівним у своїх відповідях або витрачатиме надто багато часу на одну відповідь? Ви можете попрактикуватися ввічливо перебивати: «Дякую за вашу глибоку відповідь. В інтересах часу, давайте перейдемо до наступного запитання».

Що ви будете робити, якщо кандидат надто стислий або розпливчастий у своїх відповідях? Попрактикуйтесь у зборі додаткової інформації: «Чи можете ви поділитися детальнішою інформацією про те, як ви виконали [проект або завдання]?» Я хотів би трохи краще зрозуміти ваш підхід».

Так само ви повинні передбачити кілька запитань від кандидата. Імітаційна співбесіда – чудовий час, щоб подумати над своїми відповідями на типові запитання. Наприклад, що, якщо кандидат запитає, чому ви обрали цю компанію, або що вам подобається найбільше, а що найменше у вашій ролі? Переконайтеся, що ви підготували обдуману відповідь.

4) Створити комфортне середовище.
На початку співбесіди постарайтеся встановити позитивний тон. Почніть із теплого привітання та невеликої розмови, щоб полегшити психологічний стан кандидата. Ви можете запитати, як легко було знайти офіс (для особистої співбесіди) або як пройшов їхній день. Я виявив, що починаючи з більш особистого рівня — перед тим, як занурюватися в складніші запитання — допомагає кандидату відкритися та може привести до більш правдивого розуміння його особистості. Невелика легка розмова також допоможе вам розслабитися. Нагадайте собі, що ви просто розмовляєте.

Далі повідомте кандидату, чого очікувати під час решти співбесіди, включаючи її структуру, тривалість і те, що ви шукаєте в їхніх відповідях. Знання структури допоможе кандидату, а також дозволить вам переглянути конкретні кроки, які ви будете робити. Нарешті, перш ніж продовжити, перевірте, чи є у кандидата запитання.

Коли ви заглиблюєтеся, виявляйте щирий інтерес до відповідей кандидата. Не виконуйте багатозадачність і не дозволяйте собі відволікатися. Однак повідомте кандидату, що ви будете робити нотатки. Ваша взаємодія сприятиме двосторонньому діалогу та спонукатиме їх висловлюватись вільніше. Не забувайте цікавитися ними та їхнім досвідом. Хто знає, можливо, ви навіть дізнаєтесь дещо не очікуване з їхніх відповідей.

5) Робіть нотатки.
Слухаючи відповіді кандидата, задокументуйте ключові моменти. Не покладайтеся на свою пам’ять, особливо якщо ви проводите співбесіду з кількома кандидатами. Робіть нотатки, щоб переконатися, що ви можете згадати важливі деталі про їхні навички та досвід, які допоможуть у процесі прийняття рішень.

Щоб переконатися, що ваші нотатки неупереджені та зосереджені на факторах, пов’язаних з роботою, найкраще мати перед собою посібник для співбесіди. Це структурований документ, призначений для сприяння та організації співбесід, із окресленням питань і тем, які ви розглядатимете. У посібниках для проведення співбесіди є порожні місця для нотаток, і хоча вам не потрібно дослівно записувати відповіді кандидата, постарайтеся охопити загальний контекст прикладів, які вони поділяють. Що саме вони робили в певних ситуаціях? Які результати чи навички були пов’язані з їхніми діями?

Записування також допоможе вам проаналізувати, чи достатньо у вас інформації, щоб зробити висновки з даного запитання, і чи потрібно вам доповнювати додатковим запитанням: «Чи можете ви розповісти мені трохи більше про X або Y?»

Нарешті, якщо кандидату важко дати відповідь на запитання, не дискваліфікуйте його негайно. Іноді людям потрібно трохи часу, щоб подумати. Дайте їм час, щоб зібрати відповідь, і якщо це все ще важко, перейдіть до наступного запитання та поверніться в кінець, якщо у вас є час.

6) Оцініть кандидата і себе.
Ви рідко знайдете кандидата, який відповідає всім вимогам, які ви визначили для посади. Швидше за все, вам доведеться переглянути свій список побажань того, що потрібно мати і приємно мати, і піти на певні компроміси. Пам’ятайте, що багатьом навичкам можна навчитися на роботі. Отже, переконайтеся, що ви вибрали кандидата, який має критичні навички, які ви спочатку визначили. Не чекайте «ідеальної людини». Натомість збалансуйте те, що вам потрібно, і те, як швидко це вам потрібно, запустивши ефективний процес відбору.

Так само як кандидати не будуть ідеальними, так само як і ваші навички співбесіди. Може бути корисно запросити рекрутера або колегу, з яким ви практикували, спостерігати за вами під час співбесіди або переглянути запис і дати вам як позитивний, так і конструктивний відгук. Зверніть увагу на те, що спрацювало, і спробуйте покращити одну чи дві речі під час наступної співбесіди.

Коли ви успішно підбираєте потрібного кандидата для відповідної ролі, ви налаштовуєте його на повноцінну кар’єру. Цим можна пишатися — позитивний вплив на чиюсь професійну подорож. Я все ще спілкуюся з деякими кандидатами, яких найняв майже два десятиліття тому. Деякі з них виросли в одній компанії, а інші наважилися скористатися можливостями в інших місцях. Ви також можете вплинути як на нових, так і на старих членів вашої команди, виконуючи наведені вище кроки, щоб отримати найвигіднішу роботу.