Електронний кадровий облік: 5 страхів роботодавців

Розбираємося, що з них правда, а що — міф.

Страх № 1. Це незаконно

Насправді законодавство України не містить заборони на ведення кадрового документообігу в електронній формі.

Навпаки, Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг», Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», а також окремі норми КЗпП дозволяють роботодавцям впроваджувати електронний кадровий облік.

Страх № 2. Держпраці не прийме електронні документи

Електронний документ має таку ж юридичну силу, як і паперовий, якщо він оформлений належним чином.

Проблеми виникають не через електронну форму, а через помилки в оформленні, підписанні або зберіганні документів.

Страх № 3. Працівник потім скаже: «Я нічого не підписував»

Це один із найпоширеніших страхів роботодавців. І частково він обґрунтований.

Саме тому для кадрових документів варто використовувати КЕП або УЕП та системи електронного документообігу.

Скан-копії, фото підпису, повідомлення у Viber, Telegram чи електронній пошті без електронного підпису створюють суттєві ризики під час трудового спору.

Страх № 4. Усе одно доведеться залишати папери

Насправді вже сьогодні в електронну форму можна перевести:

заяви працівників;накази;трудові договори та додаткові угоди;посадові інструкції;правила внутрішнього трудового розпорядку;табелі;графіки відпусток;службові записки, акти, пояснення.

Водночас окремі документи з військового обліку або охорони праці потребують додаткової оцінки ризиків та вимог законодавства.

Страх № 5. Це складно впровадити

Найбільша помилка — думати, що достатньо купити програму і все запрацює автоматично.

Для безпечного переходу роботодавцю бажано:

затвердити Положення про електронний документообіг;видати наказ про запровадження ЕДО;визначити перелік документів, які ведуться електронно;встановити порядок підписання, зберігання.

Електронний кадровий облік — це вже не майбутнє, а реальність.

Автор: Ганна Лисенко