Електронна трудова книжка: короткі відповіді на запитання

Хто оцифровує трудову книжку особи, яка не перебуває у трудових відносинах?

У такому випадку людина самостійно подає скан-копії трудової книжки в особистому кабінеті на вебпорталі Пенсійного фонду України. Авторизуватися на вебпорталі потрібно з ключем кваліфікованого електронного підпису.

Чи потрібно повторно подавати трудову книжку для оцифрування, якщо працівник змінив місце роботи?

Ні, не потрібно. Попередня надана інформація вже буде збережена в Реєстрі застрахованих осіб.

Для подання скан-копій трудових книжок можна заходити на вебпортал Пенсійного фонду з ключем кваліфікованого електронного підпису начальника кадрового відділу чи виключно з КЕП керівника громади?

Можна користуватися обома способами. Якщо функція з подання скан-копій трудових книжок делегована начальнику кадрового відділу, то він може скористатися власним ключем кваліфікованого електронного підпису.

Чи обов’язково вести електронну трудову книжку?

Нині ми радимо кадровим службам вести електронні трудові книжки працівників у кабінеті страхувальника, оскільки надана інформація доповнює дані, необхідні для оперативного призначення пенсії, субсидії чи пільги.

Протягом якого терміну потрібно оцифрувати трудову книжку працівника, якого щойно прийняли на роботу?

Трудову книжку такого працівника потрібно подавати для оцифрування за загальним правилом — до 10 червня 2026 року. Виняток становлять громадяни, яким до виходу на пенсію залишилося два і менше років — скан-копії їхніх трудових книжок необхідно надати першочергово.

Чи потрібно подавати повторно всю скановану трудову книжку, якщо кадрова служба внесла виправлення у паперову трудову вже після її оцифрування?

На вебпортал Пенсійного фонду України необхідно подати повторно лише титульну сторінку та сторінку, на якій були внесені зміни.

Джерело: www.pfu.gov.ua